Tiivistelmä
Hankkeen viestintä on tarpeen suunnitella jo ensimetreiltä – siis jo ennen rahoitushakemusten jättämistä. Jos viestintään ei ole haettu rahoitusta, ei saatua rahoitusta yleensä voida siihen jälkikäteen ohjata. Tämän kirjoituksen perusteella voit huomioida viestinnän jo rahoitushakemusta laatiessa.
Petra Karinen
Petra Karinen, toimitusjohtaja
Olen työskennellyt johtajana ja esihenkilönä ennen Tussitaikureita järjestöpuolella. Lisäksi kohtaan työnohjaajana monenlaisia muutostilanteita ja niiden synnyttämiä hankalia tilanteita ohjaamieni tiimien kanssa.
Koulutustausta
- Yhteiskuntatieteiden maisteri YTM
- Johtamisen erikoisammattitutkinto JET
- työnohjaaja
Erityisosaaminen
- Motivaatio ja minäpystyvyys
- Kestävän ja tehokkaan työn rakenteet
Miten tehokas viestintä voidaan huomioida jo hakuvaiheessa?
Monessa järjestössä pohditaan taas projektihakujen ollessa ajankohtaisia sitä, miten hankeviestintä saataisiin toteutettua mielekkäästi ja tehokkaasti. Tussitaikurit on kulkenut rinnalla monen projektin viestintämateriaalin rakentamisessa. Tässä meidän ajatuksiamme siitä, miten hankeviestintä kannattaa pitää mielessä projektia suunnitellessa.
Huolellinen viestinnän suunnittelu on tärkeä osa projektin suunnittelua. Viestintä on projektin menestystekijä: se varmistaa, että projekti tavoittaa oikeat ihmiset oikeissa vaiheissa ja kehityshankkeessa syntynyt uusi tieto saadaan tehokkaasti käyttöön. Lisäksi kehityshankkeiden kautta on mahdollista rakentaa äänitorvia myös niille ryhmille, joiden viesti jää usein kuulematta.
Viestintä, vaikuttavuuden seuranta ja budjetointi
Viestinnän suunnittelu kulkee projektissa rinnakkain vaikuttavuuden seurannan ja budjetoinnin kanssa. Kun vaikuttavuuden seurannan mittaristo on kohdallaan, tuottaa se usein lähes automaattisesti viestinnän kannalta kiinnostavaa materiaalia.
Budjetoinnilla taas voidaan varmistaa, että projektissa on huomioitu viestinnän merkittävyys sekä taloudellisesti että työntekijäresurssina.
Pelkkä vaikuttavuuden viestintä jättää kuitenkin uuden tiedon varsin yksipuoliseksi. Kehityshankkeiden erityisyys on siinä, että niissä tehdään jotain aivan uutta. Myös maailma muuttuu, ja projektin hakuajan ja toteutuksen välillä voi tapahtua merkittäviäkin muutoksia toimintakentässä. Näin ollen projektin suunnittelun vaiheessa ei välttämättä ole osattu aina ennakoida läheskään kaikkea kiinnostavaa ja tärkeää hiljaista tietoa, jota projektin aikana tavoitetaan.
Millä keinoilla teillä varmistetaan, että tämä tieto tunnistetaan ja huomataan viestiä osana projektin tuotoksia?
Tussitaikurien työkalut projektiviestinnän tueksi
Tussitaikurien avulla virität projektiviestinnän huippuunsa. Esimerkiksi asiantuntijapalveluihimme kuuluvan Löytöretken työpajoilla mahdollistat dynaamisen lähtölaukauksen projektityölle ja projektitiimille. Piirrosvideo puolestaan auttaa kiteyttämään projektin väli- ja lopputuloksia helposti jaettavaan ja taatusti ymmärrettävään muotoon. Livekuvitus taas toimii silloin, kun hankkeessa järjestetään tilaisuuksia joista halutaan olennainen irti visuaaliseen muotoon. Kuvituksilla selkeytetään usein raportteja, sivustoja ja lopputuotteita.
Kaikkia Tussitaikureiden työkaluja yhdistää osallistaminen: joko työryhmää tai hankkeen kohderyhmää osallistavat toiminnalliset menetelmät mahdollistavat kaikkien olennaistan näkökulmien huomioimisen myös viestinnässä.
Löytöretkellä askelmerkit eteenpäin
Löytöretki on tehotyökalu, kun hakuvaiheen projektisuunnitelma täytyy muuntaa käytännön askelmerkeiksi ja työsuunnitelmiksi. Samalla vahvistuu projektin me-henki ja omistajuus. Kirsikkana kakun päälle saadaan Tussitaikurien kuvittajan tekemä Löytöretken visuaalinen matkakertomus, joka toimii myös upeana erottuvana yhteenvetona ja viestintämateriaalina projektiviestinnässä.
Toimitusjohtajamme, aiemmin järjestökentällä pitkään vaikuttanut Petra Karinen on kirjoittanut artikkelin, jossa käsitellään kolmea erilaista asiakasesimerkkiä löytöretken hyödyntämisestä. Jos projektitiiminne kaipaa tukea viestinnän suunnitteluun, löytöretkeen kannattaa tutustua tarkemmin tästä jutusta.
Paitsi alkuvaiheessa, myös loppuraportoinnin lähestyessä Löytöretken työpajat tarjoavat boostia tulosten tunnistamiseen ja viestintään. Erilaisten toiminnallisten työkalujen avulla voidaan tarkastella koko projektin kaarta ja varmistaa, että opittu ja oivallettu löytävät sanallisen muodon raportoinnissa. Projektin ulkopuolinen fasilitaattori tuo paikalle oikeat kysymykset, jolloin projektin sisäinen tieto saadaan hyödynnettyä täysimääräisenä. Päivän jälkeen kuvittaja täsmentää keskeiset huomiot matkakertomukseen, josta tulee kiinnostava lisä projektin loppuvaiheen viestintään.
Piirrosvideolla tulokset vaikuttavasti jakoon
Hankkeissa on usein kyse monimutkaisista ilmiöistä, tavoitteista ja asioiden välisistä vaikutuksista. Vaikka hankkeen kohde olisi selkeä, voi sen ymmärtäminen vaatia yllättävän paljon taustatietoa tai ymmärrystä siitä, miten asiat liittyvät toisiinsa.
Tässä hankeviestijän luottotyökalu on piirrosvideo. Se kiteyttää kokonaisuuden ymmärrettävään ja aihetta tarkemmin tuntematomammalle kiinnostavaan muotoon siten, että hankkeen tulokset ja merkityksellisyys aukeavat helposti. Piirrosvideo jäsentää vaikeatkin kokonaisuudet loogisesti eteneväksi tarinaksi, jossa kuvitus tukee puhuttua viestiä. Piirros jättää visuaalisen muistijäljen, kun katsoja oivaltaa asioiden väliset yhteydet.
Ohessa kaksi kutkuttavaa esimerkkiä hankevideoista: ProAgria Oulun Vesiensuojelun tehostamisohjelmaan tehty piirrosvideo jakaa tietoa ja Potentiaalihankkeen Riko kaava -video.
Järjestöjen hankeviestinnässä on yleensä tärkeää rakentaa luottamusta ja uskottavuutta samalla, kun välitetään arvoja ja herätetään tunteita. Piirrosvideon on huomattu olevan tässä hyvä: käsin tehty piirros tuo viestintään inhimillisyyttä ja lämpöä, vaikka kerrottava asia olisi vaikea. Piirrosvideo myös lisää saavutettavuutta tarjoamalla tiedon tekstille vaihtoehtoisessa, tiivistetyssä muodossa. Saavutettavuutta voidaan myös lisätä ottamalla piirrosvideolle esimerkiksi kuvailutulkkaus tai viittomakielinen tulkkaus
Livekuvituksella tilaisuudet dokumentoiduksi ja tieto eteenpäin
Kuuluuko hankesuunnitelmaanne työpajoja, koulutuksia tai seminaareja? Entä jos seminaaridiojen sijaan jakaisittekin tällä kertaa Tussitaikurien livekuvittajan tekemät visuaaliset muistiinpanot? Tämä kannattaa pitää mielessä myös loppuseminaaria ajatellen!
Hankkeisiin liittyy usein tilaisuuksia, joissa jaetaan tietoa, kehitetään uutta tai haetaan yhteistä ymmärrystä. Seminaarit, työpajat tai etätapahtumat saavat visuaalisen lisäulottuvuuden livekuvituksella: se kiteyttää keskustelun keskeiset ideat reaaliajassa ja samalla tapahtumasta syntyy visuaalinen muistio, jota voidaan hyödyntää jatkoviestinnässä. Syntyneet kuvitukset voidaan jakaa osallistujille, käyttää osana raportointia tai julkaista hankkeen somekanavissa. Livekuvitus dokumentoi tapahtuman, tekee viestinnästä osallistavaa ja saa hankkeen erottumaan visuaalisesti.
Livekuvituksen on huomattu syventävän osallistumista ja osallistavuutta. Puheenvuorojen aikana etenevä kuvitus pitää yleisön hereillä, auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia ja tiivistää puheenvuoroista olennaisen. Livekuvitus on erityisen hyödyllistä silloin, kun käsitellään monimutkaisia aiheita tai tavoitellaan yhteistä ymmärrystä eri toimijoiden välillä. Tällöin kuvittaja toimii tavallaan tulkkina, joka piirtää esiin eri näkökulmat suhteessa toisiinsa. Kun piirrokset syntyvät esityksen tahdissa, herää piirroksista usein uudenlaista keskustelua sekä oivalluksia – “Aa, näen yhteyden tämän ja tuon välillä!”.
Kuvituksella selkeät jäsennykset ja omintakeinen ilme
Kuvitus on tehokas tapa kiteyttää hankkeen keskeiset ideat ja arvot visuaaliseksi kokonaisuudeksi. Esimerkiksi hankejuliste, esite tai verkkosivun kuvitus herättää kiinnostusta, houkuttelee lukemaan lisää ja auttaa hahmottamaan hankekokonaisuuden yhdellä silmäyksellä. Kuvitus ei ole koriste, vaan osa visuaalista viestintää.
Hankkeet kostettavat usein useampaa kieliryhmää, ja joissain tapauksissa erityistä tukea tarvitsevia. Kuvitusta on käytetty monessa tapauksessa siltana kielellisten esteiden yli: tarinallistettu sarjakuva, havainnollinen prosessikuva tai selkeä symbolikuva kertoo paljon ilman sanojakin ja auttaa hahmottamaan kokonaisuutta. Kuvitus on yksi keino tehdä viestinnästä saavutettavampaa ja yhdenvertaisempaa.
Kuvitukset toimivat monissa ympäristöissä – esimerkiksi sama piirros voi elää hankkeen esitteessä, verkkosivulla ja somessa. Ne ovat kustannustehokas vaihtoehto viestinnän visuaalisuuden lisäämiseen.
Tussitaikureiden kuvittajat tekevät yksittäisten kuvitusten lisäksi myös hanke- ja projektiviestintään sopivia kuvastoja, joilla lisätä omien materiaalien tunnistettavuutta ja kiinnostavuutta läpi koko projektin.
Paljonko viestintään kannattaa budjetoida?
Tehokas ja vaikuttava viestintä ei synny tyhjästä – se vaatii sekä suunnittelua että resursseja. Siksi on tärkeää sisällyttää viestintä osaksi hankkeen budjettia jo rahoitushakemusta laadittaessa.
Yksittäinen, korkealaatuinen ja asiantuntijayhteistyössä toteutettu piirrosvideo maksaa tyypillisesti 6 000–12 000 euroa. Jos halutaan tuottaa useamman videon sarja hankkeen eri vaiheisiin tai kohderyhmille, kannattaa varautua 10 000–30 000 euron kustannuksiin.
Kuvitukset esimerkiksi raportteihin, esitteisiin tai verkkojulkaisuihin maksavat noin 1 000–4 000 euroa, kuvitustyön ja projektin laajuudesta riippuen.
Livekuvitukseen tilaisuuksiin ja tapahtumiin on hyvä varata keskimäärin 1 000–2 000 euroa tilaisuutta kohden, riippuen tapahtuman kestosta.
Asiantuntijapalvelut, kuten tässä artikkelissa esitelty Löytöretki tai esimerkiksi apu hankkeen tarinallistamiseen tai aineistojen kiteyttämiseen, hinnoitellaan aina tapauskohtaisesti. Alkuun pääsee jo noin 1500 euron panostuksella, mutta koko hankkeen kattava, strateginen viestinnän tuki maksaa tavallisesti 10 000 eurosta ylöspäin.
Hyvin budjetoitu on puoliksi tehty. Viestintään panostaminen nähdään myös usein hyvän hankkeen tunnusmerkkinä: selkeä, kiinnostava ja saavutettava viestintä lisää hankkeen näkyvyyttä, helpottaa tulosten jakamista ja vahvistaa hankkeen vaikuttavuutta.
Meiltä saat aina neuvontaa konsultointia hankerahoituksen viestintäbudjetin tekemiseen sekä tarvittaessa myös selkeät, sitovat tarjoukset tarvittavista palveluista hankehakemuksen liitteeksi. Ota yhteyttä, niin katsotaan asiaa yhdessä.
Petra Karinen
Toimitusjohtaja
[email protected]
050 361 3838
Petra Karinen
Myyntipäällikkö
[email protected]
050 361 5079
