Kolme kompastuskiveä muutosviestinnässä – ja miten visualisointi voi auttaa niiden selättämisessä

Tiivistelmä:

Toimimme hyvin monenlaisissa muutosjohtamista ja -viestintää vaativissa tilanteissa asiakkaidemme tukena kiteyttämällä visuaalisesti muutoksen osa-alueet.  Onnistunut muutosviestintä luo paitsi yhteisen kuvan siitä mitä ollaan tekemässä ja miksi, myös auttaa sen mieleenpalauttamisessa prosessin aikana. Tekstimassan keskellä olennainen hukkuu helposti. Visuaalinen esitys sen sijaan tarjoaa ylivoimaisen keinon kerrata muutoksen ydinasiat tehokkaasti – kuvaa tai videota silmäilemällä.

Onnistuneen muutoksen ytimessä on, että ihmiset tekevät oikeita asioita oikeaan aikaan. Tämä jalkauttamistyö hyötyy merkittävästi siitä, että muutosviestintä huomio yksilöiden tunteet ja tarpeet, huolet ja pelot, ja tekee toisaalta näkyväksi sen, että jokaisen rooli on huomioitu ja tärkeä. 

Muutosviestintä kompastuu kuitenkin usein samoihin sudenkuoppiin. Tässä kirjoituksessa paljastamme kolme yleisintä ja näytämme, miten visualisointi auttaa ne ylittämään.

Jokainen johtamistyötä tekevä joutuu viemään arkeen pieniä tai isoja muutoksia. Muutostilanteissa viestintä on yksi ratkaisevimmista onnistumisen tekijöistä, sillä se on väylä pitää porukka mukana ja viedä suunnitelmat käytäntöön. Epäselvyys, tiedon sirpaleisuus ja tunteiden ohittaminen murentavat työntekijöiden luottamusta ja sitoutumista.

 Muutos voi olla innostavaa, uuvuttavaa, virkistävää, pelottavaa, motivoivaa, turhauttavaa tai välttämätöntä – ja usein kaikkia näitä yhtä aikaa. Tämä luo vaikeuskerrointa muutosviestinnän toteuttamiseen. Miten asioista viestitään niin, että huomioidaan erilaiset tarpeet ja lähtötiedot, tarjoten samalla hallittavan määrän informaatiota ja auttaen pysymään kärryillä muutoksen pyörteissä? Tässä kirjoituksessa käsitellään kolmea tyypillistä muutosviestinnän kompastuskiveä ja tarkastellaan, miten visuaaliset menetelmät tarjoavat tehokkaita ja konkreettisia ratkaisuja selkeyden ja ymmärryksen luomiseksi muutoksen eri vaiheissa.

1. Epäselvät tavoitteet muutosjohtamisessa – mitä oikeastaan ollaan tekemässä?

Muutosviestinnän tavoitteet jäävät monessa organisaatiossa liian abstrakteiksi. Kysymys ei ole siitä, etteikö asiaa pidettäisi tärkeänä – päinvastoin. Tunnistamme tarpeen muutokselle ja toteamme sen tärkeyden. Epäselväksi jää kuitenkin usein se, mitä muutos tarkoittaa arjen tasolla – tai miltä onnistuminen muutoksessa käytännössä näyttää. Joskus on myös vaikea hahmottaa tunnistetun muutostarpeen ja viestityn muutoksen välistä yhteyttä.

Visuaalisuus on tehokas keino erilaisten syy-seuraussuhteiden, reittien ja tavoitteiden hahmottamiseen. Kuvamuotoinen esitys, kuten kuvitus tai video, mahdollistaa saman asian avaamisen yhtä aikaa monella tasolla. Visualisointi pakottaa kiteyttämään. Monimutkainen strategia tai muutos on helpompi muotoilla selkeiksi, ymmärrettäviksi tavoitteiksi, kun ne täytyy esittää esimerkiksi prosessikaaviona, tiekarttana, infograafina tai metaforisena kuvana. Yksi kuva voi kertoa enemmän kuin tuhat sanaa siitä, mihin olemme menossa ja miltä onnistuminen näyttää.

Kuva tuo esiin sekä strategisen suunnan että käytännön tekemisen näkökulmasta. Kuvat eivät ainoastaan konkretisoi tavoitteita, vaan tarjoavat myös mahdollisuuden keskusteluun ja yhteisen ymmärryksen rakentamiseen. Kuvien avulla voidaan yhdessä hahmottaa, missä kohtaa muutospolkua milloinkin ollaan ja mikä vaihe on edessä seuraavaksi.

Katsotaanpa, miten epäselviä tavoitteita voidaan kirkastaa visualisoinnin avulla käytännössä.

Asiakastarina: Saimaa Group

Tussitaikurit toimi Saimaa Groupin kumppanina strategian ydinasioiden kiteyttämisessä ja visualisoimisessa henkilöstölle. Työskentelyn lopputuloksena syntyivät piirrosvideo ja juliste, jotka tiivistävät strategian visuaalisella, ymmärrettävällä ja lähestyttävällä tavalla.

Piirrosvideo kertoo tarinan yhtiöistä, jotka ovat yhdistäneet voimansa palvellakseen asiakkaitaan entistä paremmin ja rakentavat menestystarinaa yhdessä. Saimaa Groupin strategiaa kuvaava piirrosvideo esittelee suunnan kohti kansainvälisempää ja yhtenäisempää Saimaa Groupia. Videolla on kuvattu myös yrityksen arvot, jotka auttavat henkilöstöä tekemään oikeita ratkaisuja arjessa.

Saimaa Groupin esimerkki osoittaa, kuinka visuaalinen tarina voi muuttaa abstraktin strategian ja sen tavoitteet helposti lähestyttäviksi ja muistettaviksi kokonaisuuksiksi koko henkilöstölle.

Saimaa Groupin koko tarinan voit lukea täältä: https://tussitaikurit.fi/blogi/strategia-heraa-eloon-tarinallistamisen-ja-visuaalisen-kiteyttamisen-avulla/

2. Oletus yhteisestä ymmärryksestä ei ole tiedon väärti

Yksi tyypillinen virheajatus on, että kaikilla olisi käytössään sama tieto kuin viestijällä. Ihmisten kyky tulkita, jäsentää ja hallita tietomassoja on yksilöllinen – samoin se, mitä pohjaa vasten tietoa prosessoidaan. Usein ongelmana ei ole tiedon puute vaan sen liiallinen määrä ja hajanaisuus. Muutosviestinnässä saatetaan jakaa laajoja muistioita, kalvosarjoja tai raportteja, mutta viestin ydin jää epäselväksi. Työntekijät, jotka eivät ole muutoksen ytimessä, eivät välttämättä hahmota kokonaisuutta samalla tavalla tai laisinkaan. Eikä ole tavatonta, ettei koko johtokaan ole muutoksessa samalla sivulla.

Vaikka henkilöstö osallistuu taustatyöhön, esimerkiksi kyselyihin ja selvityksiin, he eivät aina hahmota, miten heidän panoksensa on vaikuttanut lopputulokseen. Tämä voi aiheuttaa turhautumista ja kokemusta osattomuudesta.

Pelkkä tekstin lisääminen ei yleensä ole ratkaisu – laaja tekstimassa kuormittaa aivoja ja tulee monessa tapauksessa jopa sivuutettua. Visuaaliset esittämistavat, kuten piirrosvideot ja kuvitukset, auttavat tiivistämään olennaisen ja selkiyttämään asioiden välisiä yhteyksiä. Ne rakentavat monimutkaisesta muutoksesta hallittavan ja ymmärrettävän kokonaisuuden.

Aivomme käsittelevät visuaalista tietoa huomattavasti tekstiä nopeammin ja tehokkaammin. Hyvin suunniteltu infograafi, prosessikuvaus tai piirrosvideo voi välittää saman informaation kuin sivukaupalla tekstiä, mutta ymmärrettävämmin, mieleenpainuvammin ja tehden siitä helpommin jaettavan. Visuaalinen esitys toimii yhteisenä ankkurina, johon keskustelu voidaan kiinnittää, varmistaen, että kaikki katsovat samaa ’karttaa’

Miten sitten varmistaa, että laajankin muutoksen kaari ja sen vaikutukset ymmärretään laajasti, ilman oletusta yhteisestä ymmärryksestä? Asiakkaamme NRC Group Finlandilla oli tähän oivallinen ratkaisu.

Asiakastarina: NRC Group Finland

NRC Group Finland kävi läpi laajan muutosprosessin, jota haluttiin vielä kerrata ja käsitellä yhdessä henkilöstön kanssa. Vuoden tapahtumat ja muutospolku kerättiin piirrosvideoksi, joka summaa muutosvaiheen tapahtumia ja tunnelmia tiiviisti ja hauskasti. Samalla eri vastuualueiden työntekijät saivat kattavan kuvan siitä, miten muutos on vaikuttanut muihin samassa organisaatiossa.

NRC Groupin tapaus valaisee, kuinka visualisointi voi koota yhteen monimutkaisen prosessin, luoda yhteistä ymmärrystä ja näyttää, miten eri osasten työ vaikuttaa kokonaisuuteen.

3. Muutos on ennen kaikkea inhimillinen kokemus

Muutosprosesseihin liittyy lähes poikkeuksetta epävarmuutta, huolta ja kysymyksiä oman työn asemasta. Vaikka strateginen viestintä keskittyy tavoitteisiin ja hyötyihin, ei yksilön tunteita ja kokemuksia kannata ohittaa.

Muutos ei ole vain rationaalinen, vaan myös tunteita herättävä prosessi. Tunteiden huomioiminen ei tarkoita, että kaikki huolenaiheet pitäisi ratkaista heti. Se tarkoittaa ennen kaikkea lupaa tuntea – epämukavuus ei ole virhe, vaan luonnollinen osa muutosta.

Jos tunteita ei huomioida, seurauksena voi olla sitoutumisen puute ja muutosvastarinta. Vaikuttava viestintä antaa tilaa reaktioille: ”Ymmärrämme, että tämä voi herättää huolta – ja se on täysin ymmärrettävää.” Samalla on tärkeää vahvistaa pystyvyyden tunnetta ja yhteisöllisyyttä: ”Selviämme tästä yhdessä.”

 Tunteiden sanoittaminen on joskus vaikeaa. Tällöin visuaaliset elementit voivat toimia tunteiden peilinä ja jäsentämisen apuna. Kuvitetut materiaalit ja muutoksen vaiheita kuvaavat visualisoinnit tukevat ymmärrystä ja tunnetyötä. Ne tekevät muutoksesta konkreettisen ja lähestyttävän – ja tukevat kestävää, ihmislähtöistä etenemistä.

Visuaaliset metaforat, tarinalliset kuvitukset tai jopa yksinkertaiset symbolit voivat auttaa ilmaisemaan ja validoimaan tunteita, joille ei ehkä löydy sanoja. Ne voivat luoda turvallisemman tilan käsitellä vaikeitakin asioita. Esimerkiksi muutosprosessin eri vaiheita kuvaava visualisointi, jossa on huomioitu myös tyypilliset tunnereaktiot (kuten visualisoitu ’muutoskäyrä’), voi auttaa yksilöitä normalisoimaan omia kokemuksiaan ja tuntemaan itsensä ymmärretyksi.

Erityisen voimakkaasti visualisoinnin kyky koskettaa tunteita ja rakentaa yhteenkuuluvuutta tulee esiin poikkeuksellisissa tilanteissa, kuten asiakkaamme Tampereen perusopetuksen kokemuksessa pandemian aikana.

Asiakastarina: Tampereen perusopetus

Joskus muutos tulee olosuhteiden vuoksi, ja yllätyksenä kaikille. Pandemia pakotti peruskoulun nopeaan ja radikaaliin muutokseen, kun koulut sulkivat ovensa ja opetus siirtyi etäyhteyksiin. Uusi tilanne vaatii aivan uudenlaista joustamista kaikilta osapuolilta: rehtorit, opettajat, vanhemmat ja oppilaat olivat yhdessä uuden edessä. Koska myös perinteiset kevätjuhlat jäivät koronakeväänä väliin halusi Tampere tehdä näkyväksi yhteistä ponnistusta kiteyttämällä pandemiakevään vaiheet piirrosvideolle. Samalla saatiin toistettua niitä tärkeitä koulumaailman siirtymärituaaleja, jotka olosuhteiden vuoksi jäivät välistä: koulunsa päättävien ruusuja ja eläkkeelle siirtyvien jäähyväisiä. Myös oppilaiden perheet saivat oman kiitoksensa yhteistyöstä ja joustosta yhteisen kriisin aikana.

Tampereen esimerkki osoittaa, että visualisointi voi olla voimakas väline yhteisöllisyyden rakentamisessa, kiitoksen osoittamisessa ja jaettujen, myös haastavien, kokemusten tunnustamisessa – kaikki keskeisiä elementtejä inhimillisessä muutoksessa.

Yhteenveto: Näin visualisointi tekee muutosviestinnästä vaikuttavampaa

Muutos on harvoin suoraviivainen prosessi – se on inhimillinen ja monimutkainen kokemus, jossa viestinnän rooli on keskeinen onnistumisen kannalta. Visualisoinnin avulla teet muutosviestinnästäsi vaikuttavampaa ja tuet henkilöstöä muutoksen kaikissa vaiheissa. 

Visuaalisesta viestinnästä on apua erityisesti:

1. Tavoitteiden selkeyttämisessä, joka tukee suunnan hahmottamista ja löytämistä
   → Visuaaliset apuvälineet, kuten kaaviot, kuvitukset ja videot, auttavat havainnollistamaan muutoksen syitä, tavoitteita ja vaikutuksia eri tasoilla. Visuaalinen materiaali auttaa palaamaan aiheeseen ja muistuttamaan mieliin pitkin matkaan sitä, mitä oltiinkaan tekemässä ja miksi.
   
2. Syvän yhteisymmärryksen luomisessa. Visualisointi rakentaa jaettua käsitystä muutoksesta. Tämä tukee sitoutumista, hälventää epävarmuutta ja auttaa jokaista löytämään oman paikkansa muutoksessa.
   → Visuaaliset menetelmät tiivistävät ja selkeyttävät monimutkaista tietoa, tehden siitä ymmärrettävän ja helpommin omaksuttavan.
   
3. Inhimillinen kohtaaminen. Visualisointi auttaa huomioimaan ja sanoittamaan muutokseen liittyviä tunteita, joka vahvistaa luottamusta ja sitoutumista
   → Kuvitetut ja visuaalisesti empaattiset materiaalit auttavat sanoittamaan tunteita, lisäävät psykologista turvallisuutta ja rakentavat yhteyttä.

Muutosviestintä ei ole vain tiedottamista – se on vuorovaikutusta. Kun viestintä tukee ymmärrystä, tunnereaktioita ja toimijuutta – myös visuaalisin keinoin – se rakentaa luottamusta ja sitoutumista. Visualisointi voi olla se työkalu, joka auttaa pitämään suunnan kirkkaana ja ihmiset mukana koko matkan ajan.