Monessa järjestössä pohditaan taas projektihakujen ollessa ajankohtaisia sitä, miten hankeviestintä saataisiin toteutettua mielekkäästi ja tehokkaasti. Tussitaikurit on kulkenut rinnalla monen projektin viestintämateriaalin rakentamisessa. Tässä meidän ajatuksiamme siitä, miten hankeviestintä kannattaa pitää mielessä projektia suunnitellessa.
Huolellinen viestinnän suunnittelu on tärkeä osa projektin suunnittelua. Viestintä on projektin menestystekijä: se varmistaa, että projekti tavoittaa oikeat ihmiset oikeissa vaiheissa ja kehityshankkeessa syntynyt uusi tieto saadaan tehokkaasti käyttöön. Lisäksi kehityshankkeiden kautta on mahdollista rakentaa äänitorvia myös niille ryhmille, joiden viesti jää usein kuulematta.
Viestinnän suunnittelu kulkee projektissa rinnakkain vaikuttavuuden seurannan ja budjetoinnin kanssa. Kun vaikuttavuuden seurannan mittaristo on kohdallaan, tuottaa se usein lähes automaattisesti viestinnän kannalta kiinnostavaa materiaalia. Budjetoinnilla taas voidaan varmistaa, että projektissa on huomioitu viestinnän merkittävyys sekä taloudellisesti että työntekijäresurssina.
Pelkkä vaikuttavuuden viestintä jättää kuitenkin uuden tiedon varsin yksipuoliseksi. Kehityshankkeiden erityisyys on siinä, että niissä tehdään jotain aivan uutta. Myös maailma muuttuu, ja projektin hakuajan ja toteutuksen välillä voi tapahtua merkittäviäkin muutoksia toimintakentässä. Näin ollen projektin suunnittelun vaiheessa ei välttämättä ole osattu aina ennakoida läheskään kaikkea kiinnostavaa ja tärkeää hiljaista tietoa, jota projektin aikana tavoitetaan. Millä keinoilla teillä varmistetaan, että tämä tieto tunnistetaan ja huomataan viestiä osana projektin tuotoksia?
Tussitaikurien työkalut projektiviestinnän tueksi
Tussitaikurien avulla virität projektiviestinnän huippuunsa. Löytöretken työpajoilla mahdollistat dynaamisen lähtölaukauksen projektityölle ja projektitiimille. Osallistavat toiminnalliset menetelmät mahdollistavat myös kohderyhmien osallistumisen heti suunnittelun alkuvaiheista. Löytöretki on tehotyökalu, kun hakuvaiheen projektisuunnitelma täytyy muuntaa käytännön askelmerkeiksi ja työsuunnitelmiksi. Samalla vahvistuu projektin me-henki ja omistajuus. Kirsikkana kakun päälle saadaan Tussitaikurien kuvittajan tekemä Löytöretken visuaalinen matkakertomus, joka toimii myös upeana erottuvana yhteenvetona ja viestintämateriaalina projektiviestinnässä.
Usein budjettisyistä projekteissa päädytään tekemään viestintää omin voimin. Tähän Tussitaikureilla on parikin hyvää apuvälinettä. Tussitaikureiden kuvittajilta voi tilata projektiviestintään sopivan kuvaston, joilla lisätä omien materiaalien tunnistettavuutta ja kiinnostavuutta läpi projektikaaren. Lisäksi hankeviestinnän koulutus kokoaa tehokkaasti visualisoimisen, kiteyttämisen ja tarinallistamisen työkalut hankeviestijöiden tarpeisiin.
Kuuluuko hankesuunnitelmaanne koulutuksia tai seminaareja? Entä jos seminaaridiojen sijaan jakaisittekin tällä kertaa Tussitaikurien livekuvittajan tekemät visuaaliset muistiinpanot? Tämä kannattaa pitää mielessä myös loppuseminaaria ajatellen!
Paitsi alkuvaiheessa, myös loppuraportoinnin lähestyessä Löytöretken työpajat tarjoavat boostia tulosten tunnistamiseen ja viestintään. Erilaisten toiminnallisten työkalujen avulla voidaan tarkastella koko projektin kaarta ja varmistaa, että opittu ja oivallettu löytävät sanallisen muodon raportoinnissa. Projektin ulkopuolinen fasilitaattori tuo paikalle oikeat kysymykset, jolloin projektin sisäinen tieto saadaan hyödynnettyä täysimääräisenä. Päivän jälkeen kuvittaja täsmentää keskeiset huomiot matkakertomukseen, josta tulee kiinnostava lisä projektin loppuvaiheen viestintään.
Myös piirrosvideo on tuttu ja tehokas tapa kertoa projektin keskeisiä tuloksia eteenpäin. Tiivis video kiteyttää projektin keskeisen viestin myös niille, joilta pitkä kirjallinen loppuraportti jää varmasti lukematta.
